A.
Pengertian Monitoring
Monitoring
adalah pengawasan yang berarti proses pengamatan, pemeriksaan, pengendalian dan
pengoreksian dari seluruh kegiatan organisasi. Pengawasan merupakan sebagian
dari fungsi manajemen.
§ Menurut
George R. Tery (2006:395)
Pengawasan
adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi
prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif
sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
§ Menurut
Newman
Pengawasan adalah
jaminan penyesuaian diri untuk perencanaan.
§ Menurut
Tabrani Rusyani 1997
Pengawasan
adalah pengendalian yang dilakukan dengan melaksanakan pemeriksaan, penilaian
kemampuan, meningkatkan dan menyempurnakan, baik manajemen maupun bidang
operasionalnya.
§ Menurut
Calyton dan Petry 1983
Monitoring
sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan
mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen
program/proyek.
§ Menurut
Oxfam 1995
Monitoring
adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk memeriksa yang sudah untuk memeriksan
bahwa semua berjalan untuk direncanakan dan memberi kesempatan agar penyesuaian
dapat dilakukan secara metodologis.
§ Menurut
(WHO )
Monitoring
adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan suatu
program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program
itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat /ditemui dapat diatasi.
Kegiatan
monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang
dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk
memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan
aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai
seefektif dan seefisien mungkin.
Berdasarkan kegunaannya,
William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai
berikut:
1.
Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan
membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan
menekan biaya pelaksanaan program.
2.
Monitoring yang digunakan untuk mengamankan
harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian,
pemborosan, dan penyalahgunaan.
3.
Monitoring yang digunakan langsung untuk
mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para
pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.
4.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui
ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau
bawahan.
5.
Monitoring yang digunakan untuk mengukur
penampilan tugas pelaksana.
6.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui
ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.
7.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui
berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki
oleh organisasi atau lembaga.
8.
Monitoring yang digunakan untuk memotivasi
keterlibatan para pelaksana.
B.
Tujuan Monitoring
1.
Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan telah sesuai dengan rencana.
2.
Mengidentifikasi masalah yang timbul agar
langsung dapat diatasi.
3.
Melakukan penilaian apakah pola kerja dan
manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.
4.
Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan
untuk memperoleh ukuran kemajuan.
5.
Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang
berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.
C.
Aspek Monitoring
§ Aspek
masukan (input) kegiatan antara lain mencakup : tenaga manusia,
dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemendsb. yang
dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatanproyek.
§ Aspek
proses / aktivitas yaitu aspek dari proyekyang mencerminkan suatu
proses kegiatan, sepertipenelitian, pelatihan, proses produksi,
pemberianbantuan dsb.
§ Aspek
keluaran (output), yaitu aspek proyek yangmencakup hasil dari
proses yang terutama berkaitandengan kuantitas (jumlah).
D.
Jenis monitoring
§ Monitoring Rutin
Kegiatan mengkompilasi informasi secara reguler berdasarkan
sejumlah indikator kunci. Monitoring rutin dapat dipergunakan untuk
mengidentifikasi penerapan program dengan atau tanpa perencanaan.
§ Monitoring jangka Pendek
Dilakukan untuk jangka waktu tertentu dan biasanya diperuntukkan
bagi aktifitas yang spesifik. Seringkali bila aktifitas atau proses-proses baru
diterapkan, manajer ingin mengetahui, apakah sudah diterapkan sesuai rencana dan
apakah sesuai dengan keluaran yang diinginkan.
E.
Langkah-Langkah Monitoring
Langkah-langkah
pokok untuk melakukan monitoring adalah sebagai berikut, yaitu :
§ Pertama,
menyusun rancangan monitoring, seperti:
a)
Untuk menghimpun data atau informasi tentang
pelaksanaan program yang hasilnya akan dibagikan dan diserahkan kepada
pengelola untuk memperbaiki pelaksanaan program,
b)
Sasaran atau aspek-aspek yang akan dimonitor,
c)
Faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan
program,
d)
Pendekatan metode, teknik dan instrumen
monitoring,
e)
Waktu dan jadwal kegiatan monitoring, dan
f)
Biaya monitoring. Rancangan ini didiskusikan
dengan pengelola dan penyelenggara program untuk memperoleh masukan bagi
penyempurnaannya. Hasil penyempurnaan ini dapat disebut program monitoring.
§ Kedua,
melaksanakan kegiatan monoitoring dengan menggunakan pendekatan metode, teknik
dan insrtumen yang telah ditetapkan dalam langkah pertama.
§ Ketiga,
menyusun dan menyerahkan laporan monitoring kepada pihak pengelola atau
penyelenggara program untuk digunakan bagi perbaikan atau pengembangan program.
F.
Kaitan dan
Perbedaan Monitoring dan Evaluasi
Monitoring
selain berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan evaluasi
program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara
monitoring dan evaluasi.
§ Pertama, fokus monitoring
adalah pada program yang sedang dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang
harus dilakukan oleh pelaksana program. Sedangkan evaluasi sering dilakukan
sejak perencanaan program.
§ Kedua,
monitoring menitikberatkan pada aspek kuantitatif dalam pelaksanaan program
yang dapat menjadi bahan untuk kegiatan evaluasi. Evaluasi dapat melengkapi
hasil monitoring dengan data tambahan yang diperlukan sesuai dengan tujuan
evaluasi yang mengarah pada aspek kualitatif. Monitoring berhubungan
dengan dimensi kuantitatif tentang efektivitas program seperti banyaknya output
program, sedangakn evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif tentang
efektivitas program seperti sejauh mana output sesuai dengan norma atau standar
yang telah ditentukan.
§ Ketiga, monitoring
mencakup usaha untuk mengidentifikasi faktor-faktor pendukung program, seperti
faktor logistik, yang dapat membantu atau mempengaruhi penampilan program,
sedangkan evaluasi mengarah pada upata menyiapkan bahan masukan untuk
pengambilan keputusan tentang ketepatan perbaikan peluasan atau pengembangan
program.
§ Keempat,
kontribusi yang dapat dimanfaatkan dengan segera dari hasil monitoring adalah
untuk kepentingan pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih
terkait dengan pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi
program.
§ Kelima,
monitoring dan evaluasi merupakan proses yang saling melengkapi antara satu
dengan yang lainnya.
Walaupun
tekannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk meningkatkan
efektivitas program.
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar