Struktur Organisasi

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

Ernie (2006), menyatakan ada 4 faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yaitu:

1.     Strategi Organisasi

Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.

2.     Skala Organisasi

Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga  jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik  garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.

3.     Teknologi

Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.

4.       Lingkungan

Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.

Fungsi Struktur Organisasi

                                                    

1.       Kejelasan Tanggung Jawab

Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.

2.     Kejelasan Kedudukan

Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.

3.     Kejelasan Uraian Tugas

Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

Bagaimana Proses Pengorganisasian

Proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah yang terjadi secara terus-menerus (berkelanjutan) dimana dalam pelaksanaan proses tersebut perlu dilakukan penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas organisasi.

Proses/Tahapan pengorganisasian:

1.      Merefleksikan rencana dan tujuan

2.      Menetapkan tugas-tugas utama, yaitu merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan visi dan misinya.

3.      Membagi tugas-tugas utama, dimana membagi beban kerja utama ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan dapat memadai untuk dilakukan oleh seseorang atau dalam suatu tim.

4.      Mengalokasikan sumber daya dan arahan untuk tugas-tugas, dimana pada tahapan ini dalam mengkombinasikan antar pekerjaan secara logis dan efesien serta menetapkan suatu mekanismen untuk mengorganisasikan antar pekerjaan.

5.      Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang telah dilaksanakan.

Elemen-Elemen Struktur Organisasi

1.     Spesialisasi Pekerjaan

Tugas-tugas dalam struktur organisasi kerap dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri sesuai dengan spesialisasinya.

2.     Departementalisasi

Elemen struktur ini sebagai dasar yang digunakan untuk mengelompokkan pejerjaan secara bersama-sama. Elemen ini dapat berupa proses, produk, geografi dan pelanggan.

3.     Rantai Komando

Elemen struktur ini merupakan garis wewenang (tanpa putus) yang membentang dari puncak organisasi ke posisi paling bawah. Elemen ini pun akan menjelaskan siapa bertangguang jawab kepada siapa.

4.       Rentang Kendali

Elemen struktur ini menunjukkan jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

5.       Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sementara itu, desentralisasi merupakan lawan dari sentralisasi

6.       Formalisasi

Elemen struktur ini menjelaskan sejauh mana pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi di bakukan.

Bentuk-Bentuk Organisasi

1.     Bentuk Organisasi Lini/Organisasi Garis

Organisasi lini/organisasi garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang atasan dan bawahan terhubung langsung secara vertikal. Dalam bentuk organisasi ini, kepala unit mempunyai tanggung jawab untuk melaporkan kepada satu kepala unit di atasnya.

Ciri-ciri organisasi lini:

a.         Jumlah karyawan sedikit

b.        Manajer di bawah tom manajer hanya sebagai pelaksana

c.         Sarana dan alatnya terbatas

d.        Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

e.         Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer

Kebaikan organisasi lini:

a.         Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

b.        Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

c.         Proses pengambilan keputusan berjalan cepat

d.        Disiplin dan loyalitas tinggi

e.         Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Kekurangan organisasi lini:

a.         Ada tendensi gaya kepimpinan otokratis

b.        Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

c.         Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

d.        Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

2.      Bentuk Organisasi Lini dan Staf/Organisasi Garis dan Staf

Dalam bentuk organisasi lini dan staff, pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya. Pada bentuk organisasi ini, terdapat satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya berfungsi sebagai penasihat.

Ciri-ciri organisasi lini dan staff:

a.         Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung

b.        Jumlah karyawan banyak

c.         Organisasi besar

d.        Ada dua kelompok kerja yaitu personel lini dan personel staf

Kebaikan organisasi staf dan lini:

a.         Pembagian tugas yang jelas

b.        Kerjasama dan koordinasi jelas

c.         Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin

d.        Sifatnya fleksibel untuk diterapkan

Keburukan dari bentuk organisasi ini adalah:

a.         Tugas pokok sering dinomorduakan

b.        Proses pembuatan keputusan berliku-liku

c.         Bisa menimbulkan nepotisme jika pertimbangan tidak terkontrol

d.        Bisa menimbulkan persaingan tak sehat antar pejabat

3.       Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk organisasi fungsional adalah dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan ke kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Ciri organisasi fungsional:

a.         Organisasi kecil

b.        Adanya kelompok kerja staf ahli

c.         Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

d.        Target organisasi jelas dan pasti

e.         Pengawasan ketat

Kebaikan organisasi fungsional:

a.         Program terarah, jelas dan cepat

b.        Anggaran, personalia dan sarana tepat dan sesuai

c.         Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

Keburukannya organisasi fungsional:

a.         Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

b.        Koordinasi sulit dilaksanakan

c.         Ispeksi sulit dilaksanakan

4.     Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Sumber

http://www.psychologymania.com/2012/11/faktor-faktor-yang-mempengaruhi_25.html

http://siahaanwithluph.wordpress.com/2012/02/11/struktur-organisasi/

http://moru1.blogspot.com/2013/06/proses-pengorganisasian.html

http://www.anneahira.com/struktur-organisasi.htm

http://itrum.wordpress.com/2012/11/29/bentuk-organisasi-lini-lini-dan-staff-serta-fungsional/

http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/

Pengambilan Keputusan

Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan

Sebelum kita mengetahui pengertian pengambilan keputusan, kita harus lebih dulu mengetahui pengertian keputusan. Pengertian keputusan menurut para ahli:

a.   Menurut James A.F. Stoner, keputusan adalah pemilihan di antara berbagai alternatif. Definisi ini mengandung tiga pengertian, yaitu: (1) ada pilihan atas dasar logika atau pertimbangan; (2) ada beberapa alternatif yang harus dipilih salah satu yang terbaik; dan (3) ada tujuan yang ingin dicapai dan keputusan itu makin mendekatkan pada tujuan tersebut.

b.  Menurut Prajudi Atmosudirjo, keputusan adalah suatu pengakhiran daripada proses pemikiran tentang suatu masalah dengan menjatuhkan pilihan pada suatu alternatif.

Berdasarkan pengertian keputusan tersebut dapat disimpulkan bahwa, keputusan merupakan suatu pemecahan masalah sebagai suatu hukum situasi yang dilakukan melalui pemilihan satu alternatif dari beberapa alternatif.

Pengertian pengambilan keputusan menurut para ahli:

a.   Menurut George R. Terry

Pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

b.  Menurut Sondang P. Siagian

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.

c.   Menurut James A. F. Stoner

Pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa, pengambilan keputusan merupakan suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif secara sistematis untuk ditindaklanjuti (digunakan) sebagai suatu cara pemecahan masalah.

George R. Terry menyebutkan 5 dasar dalam pengambilan keputusan, yaitu:

1.  Intuisi

Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi adalah pengambilan keputusan  yang berdasarkan perasaan yang sifatnya subyektif.  Dalam pengambilan keputusan berdasarkan intusi ini, meski waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif pendek, tetapi keputusan yang dihasilkan seringkali relatif  kurang baik karena seringkali mengabaikan dasar-dasar pertimbangan lainnya.

2.  Pengalaman

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena dengan pengalaman yang dimiliki seseorang, maka dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung-ruginya dan baik-buruknya keputusan yang akan dihasilkan.

3.  Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya, atau oleh orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Hasil keputusannya dapat bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama dan memiliki otentisitas (otentik),  tetapi  dapat menimbulkan sifat rutinitas, mengasosiasikan dengan praktek diktatorial dan sering melewati permasalahan yang seharusnya dipecahkan sehingga dapat menimbulkan kekaburan.

4.  Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan data dan fakta empiris dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, tingkat kepercayaan terhadap pengambil keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

5.  Rasional

Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasio, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan dan konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan. Pengambilan keputusan secara rasional ini berlaku sepenuhnya dalam keadaan yang ideal. Pada pengambilan keputusan secara rasional terdapat beberapa hal sebagai berikut:

o  Kejelasan masalah: tidak ada keraguan dan kekaburan masalah.

o  Orientasi tujuan: kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai.

o  Pengetahuan alternatif: seluruh alternatif diketahui jenisnya dan konsekuensinya.

o  Preferensi yang jelas: alternatif bisa diurutkan sesuai kriteria.

o  Hasil maksimal: pemilihan alternatif terbaik berdasarkan atas hasil ekonomis yang maksimal.

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

1.  Posisi/ kedudukan

Dalam kerangka pengambilan keputusan, posisi/kedudukan seseorang dapat dilihat dalam hal berikut:

o  Letak posisi

Dalam hal ini apakah sebagai pembuat keputusan (decision maker), penentu keputusan (decision taker) atau staf (staffer).

o  Tingkatan posisi

Dalam hal ini apakah sebagai strategi, policy, peraturan, organisasional, operasional, teknis.

2.  Masalah

Masalah atau problem adalah apa yang menjadi penghalang untuk tercapainya tujuan, yang merupakan penyimpangan daripada apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehendaki dan harus diselesaikan.

3.  Situasi

Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan, yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat. Faktor-faktor itu dapat dibedakan atas dua, yaitu sebagai berikut:

o  Faktor-faktor yang konstan (C) yaitu faktor-faktor yang sifatnya tidak berubah-ubah atau tetap keadaanya.

o  Faktor-faktor yang tidak konstan atau variabel (V) yaitu faktor-faktor yang sifatnya selalu berubah-ubah atau tidak tetap keadaannya.

4.  Kondisi

Kondisi adalah keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya berbuat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumberdaya-sumberdaya.

5.  Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit (kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha yang pada umumnya telah ditentukan. Tujuan yang ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan objective.

Menurut Terry (1989) faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan sebagai berikut:

1.     Hal-hal yang berwujud maupun tidak berwujud, yang emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan.

2.     Setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi.

3.     Setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, perhatikan kepentingan orang lain.

4.     Jarang sekali ada 1 pilihan yang memuaskan.

5.     Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental. Dari tindakan mental ini kemudian harus diubah menjadi tindakan fisik.

6.     Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang  cukup lama.

7.     Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang baik.

8.     Setiap keputusan hendaknya dikembangkan, agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul.

9.     Setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan berikutnya.

Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan

Pada dasarnya jenis pengambilan keputusan di bagi menjadi dua jenis, yaitu:

1.  Keputusan Terprogram

Keputusan terprogram adalah suatu berkaitan dengan persoalan yang sudah diketahui sebelumnya, keputusan ini menggunakan teknik dan standar tertentu dalam menangani urusan rutin dan dapat diprogram secara otomatis. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah.

Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang, dan lain-lain.

2.  Keputusan Tidak Terprogram

Keputusan tidak terprogram adalah persoalan baru (tidak diketahui sebelumnya), parameter rumit (tidak tersedia), mengandalkan intuisi dan pengalaman, tidak melibatkan permasalahan rutin yang memerlukan solusi secara rinci pada situasi yang ada, keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.

Contoh : Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terprogram. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

Sumber:

http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2010/05/16/pengambilan-keputusan/

http://sering-headache.blogspot.com/2013/05/faktor-faktor-yang-mempengaruhi.html

http://hendriansdiamond.blogspot.com/2012/01/choice-menurut-terry-1989-faktor-faktor.html

http://selalucintaindonesia.wordpress.com/2012/04/11/jenis-pengambilan-keputusan/