Monitoring

A.     Pengertian Monitoring

Monitoring adalah pengawasan yang berarti proses pengamatan, pemeriksaan, pengendalian dan pengoreksian dari seluruh kegiatan organisasi. Pengawasan merupakan sebagian dari fungsi manajemen.

§ Menurut George R. Tery (2006:395)

Pengawasan adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

§ Menurut Newman

Pengawasan adalah jaminan penyesuaian diri untuk perencanaan.

§ Menurut Tabrani Rusyani 1997

Pengawasan adalah pengendalian yang dilakukan dengan melaksanakan pemeriksaan, penilaian kemampuan, meningkatkan dan menyempurnakan, baik manajemen maupun bidang operasionalnya.

§ Menurut Calyton dan Petry 1983

Monitoring sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program/proyek.

§ Menurut Oxfam 1995

Monitoring adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk memeriksa yang sudah untuk memeriksan bahwa semua berjalan untuk direncanakan dan memberi kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara metodologis.

§ Menurut (WHO )

Monitoring adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat /ditemui dapat diatasi.

Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin.

Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai berikut:

1.    Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.

2.    Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan.

3.    Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.

4.    Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.

5.    Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.

6.    Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.

7.    Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.

8.    Monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.

B.     Tujuan Monitoring

1.    Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana.

2.    Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi.

3.    Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.

4.    Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan.

5.    Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

C.     Aspek Monitoring

§ Aspek masukan (input) kegiatan antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemendsb. yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatanproyek.

§ Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyekyang mencerminkan suatu proses kegiatan, sepertipenelitian, pelatihan, proses produksi, pemberianbantuan dsb.

§ Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yangmencakup hasil dari proses yang terutama berkaitandengan kuantitas (jumlah).

D.     Jenis monitoring

§ Monitoring Rutin

Kegiatan mengkompilasi informasi secara reguler berdasarkan sejumlah indikator kunci. Monitoring rutin dapat dipergunakan untuk mengidentifikasi penerapan program dengan atau tanpa perencanaan.

§ Monitoring jangka Pendek

Dilakukan untuk jangka waktu tertentu dan biasanya diperuntukkan bagi aktifitas yang spesifik. Seringkali bila aktifitas atau proses-proses baru diterapkan, manajer ingin mengetahui, apakah sudah diterapkan sesuai rencana dan apakah sesuai dengan keluaran yang diinginkan.

E.     Langkah-Langkah Monitoring

Langkah-langkah pokok untuk melakukan monitoring adalah sebagai berikut, yaitu :

§  Pertama, menyusun rancangan monitoring, seperti:

a)      Untuk menghimpun data atau informasi tentang pelaksanaan program yang hasilnya akan dibagikan dan diserahkan kepada pengelola untuk memperbaiki pelaksanaan program,

b)      Sasaran atau aspek-aspek yang akan dimonitor,

c)      Faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan program,

d)     Pendekatan metode, teknik dan instrumen monitoring,

e)      Waktu dan jadwal kegiatan monitoring, dan

f)       Biaya monitoring. Rancangan ini didiskusikan dengan pengelola dan penyelenggara program untuk memperoleh masukan bagi penyempurnaannya. Hasil penyempurnaan ini dapat disebut program monitoring.

§  Kedua, melaksanakan kegiatan monoitoring dengan menggunakan pendekatan metode, teknik dan insrtumen yang telah ditetapkan dalam langkah pertama.

§  Ketiga, menyusun dan menyerahkan laporan monitoring kepada pihak pengelola atau penyelenggara program untuk digunakan bagi perbaikan atau pengembangan program.

F.      Kaitan dan Perbedaan Monitoring dan Evaluasi

Monitoring selain berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan evaluasi program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara monitoring dan evaluasi.

§   Pertama, fokus monitoring adalah pada program yang sedang dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana program. Sedangkan evaluasi sering dilakukan sejak perencanaan program.

§   Kedua, monitoring menitikberatkan pada aspek kuantitatif dalam pelaksanaan program yang dapat menjadi bahan untuk kegiatan evaluasi. Evaluasi dapat melengkapi hasil monitoring dengan data tambahan yang diperlukan sesuai dengan tujuan evaluasi  yang mengarah pada aspek kualitatif. Monitoring berhubungan dengan dimensi kuantitatif tentang efektivitas program seperti banyaknya output program, sedangakn evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif tentang efektivitas program seperti sejauh mana output sesuai dengan norma atau standar yang telah ditentukan.

§   Ketiga, monitoring mencakup usaha untuk mengidentifikasi faktor-faktor pendukung program, seperti faktor logistik, yang dapat membantu atau mempengaruhi penampilan program, sedangkan evaluasi mengarah pada upata menyiapkan bahan masukan untuk pengambilan keputusan tentang ketepatan perbaikan peluasan atau pengembangan program.

§   Keempat, kontribusi yang dapat dimanfaatkan dengan segera dari hasil monitoring adalah untuk kepentingan pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih terkait dengan pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi program.

§   Kelima, monitoring dan evaluasi merupakan proses yang saling melengkapi antara satu dengan yang lainnya.

Walaupun tekannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk meningkatkan efektivitas program.

Sumber :

http://yunafri.blogspot.com/2010/11/fungsi-monitoring.html

http://veyranazyha1207.blogspot.com/2013/03/monitoring-pengertian-dan-tujuan.html

http://iisprasetyo.blogspot.com/2009/06/definisi-monitoring-dan-evaluasi.html

http://www.slideshare.net/andhika1412/monitoring-dan-evaluasi

http://www.slideshare.net/vedro/kelompok-11-6861936?from_search=4

Komunikasi

Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin comunication yang berarti sama dalam hal ini berarti sama makna. Menurut Effendi (1992) komunikasi diartikan sebagai upaya seseorang untuk merubah pikiran, perasaan atau perilaku orang lain. Menurut Mary Ann (1998) komunikasi merupakan elemen dasar dari hubungan interpersonal untuk membuat, memelihara, dan menampilkan kontak dengan orang lain.

Secara paradigmatis, komunikasi merupakan proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap (attitude), pendapat (opinion), dan perilaku (behaviour), baik langsung secara lisan maupun tidak langsung melalui media massa (Effendy, 2002:2-4), salah satu penyampaian pesan adalah dengan adanya komunikasi organisasi.

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

• Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

• Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

a.    Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

b.    Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

• Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

• Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:

a.       Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.

b.      Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Proses Komunikasi Organisasi

Harold Koontz menjelaskan terdapat lima faktor atau kondisi yang mempengaruhi proses komunikasi dalam organisasi, yaitu :

1.      Pengiriman Pesan (The sender of message)

2.      Penggunaan saluran komunikasi untuk mengirim pesan (Use of a channel to transmit the message)

3.      Penerimaan Pesan (Receiver of message)

4.      Gangguan dan umpan balik (Noise and feedback in communication)

5.      Situasi dan faktor pengorganisasian pesan dalam berkomunikasi (Situational and Organizational factors in communication)

Elemen Komunikasi

1.     Komunikator

Pengirim pesan (komunikator) adalah manusia berakal budi yang berinisiatif menyampaikan pesan untuk mewujudkan motif komunikasinya. Komunikator dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari:

a.         Satu orang

b.        Banyak orang dalam pengertian lebih dari satu orang

c.         Massa

2.       Komunikan

Komunikan (penerima pesan) adalah manusia yang berakal budi, kepada siapa pesan komunikator ditujukan. Peran antara komunikator dan komunikan bersifat dinamis, saling bergantian.

3.     Pesan

Pesan bersifat abstrak. Pesan dapat bersifat konkret maka dapat berupa suara, mimik, gerak-gerik, bahasa lisan, dan bahasa tulisan. Pesan bersifat verbal (verbal communication) :

a.         Oral (komunikasi yang dijalin secara lisan)

b.        Written (komunikasi yang dijalin secara tulisan)

Pesan bersifat non verbal (non verbal communication) :

a.         Gestural communication (menggunakan sandi-sandi à bidang kerahasiaan)

4.       Saluran komunikasi & media komunikasi

Saluran komunikasi merupakan alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Terdapat dua cara :

a.         Non mediated communication (face to face) secara langsu

b.        Dengan media

5.       Efek komunikasi

Efek komunikasi diartikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri komunikannya. Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan :

a.         Kognitif (seseorang menjadi tahu sesuatu)

b.        Afektif (sikap seseorang terbentuk)

c.         Konatif (tingkah laku, hal yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu).Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang disampaikan

Macam Komunikasi

Ada 3 (tiga) macam komunikasi antara lain (Kariyoso, 1994) :

1.     Komunikasi searah

Komunikator mengirim pesannya melalui saluran atau media dan diterima oleh komunikan. Sedangkan komunikan tersebut tidak memberikan umpan balik (feedback).

2.     Komunikasi dua arah

Komunikator mengirim pesan (berita) diterima oleh komunikan, setelah disimpulkan kemudian komunikan mengirimkan umpan balik kepada sumber berita atau komunikator.

3.     Komunikasi berantai

Komunikan menerima pesan atau berita dari komunikator kemudian disalurkan kepada komunikan kedua, dari komunikan kedua disampaikan kepada komunikan ketiga dan seterusnya.

Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi

Komunikasi sering mengalami gangguan sehingga proses komunikasi tidak seperti yang diharapkan. Banyak hal yang dapat mempengaruhi komunikasi diantaranya :

1.        Latar belakang budaya. Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

2.        Ikatan dengan kelompok atau grup. Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

3.        Harapan. Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

4.        Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

Sumber :

http://seribuharapan-fisiologimanusia.blogspot.com/

http://adiprakosa.blogspot.com/2007/12/teori-komunikasi-organisasi.html

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30845/4/Chapter%20II.pdf